Tietosuojaseloste

Tämä seloste pitää sisällään, miten Ympäristö- ja energiatekniikan diplomi-insinöörit ry käsittelee jäseniensä henkilötietoja.

1.   Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

• Rekisterinpitäjä: Ympäristö- ja energiatekniikan diplomi-insinöörit ry (”Yhdistys”)

• Sähköposti: jesse.rauma(at)yedi.fi

• Yhteyshenkilö: Jesse Rauma

2.   Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3.   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”). Rekisteröidyn jäsentietoja voidaan käyttää Yhdistyksen toiminnan kehittämiseen ja Yhdistyksen omien tapahtumien sekä palveluiden suoramarkkinointiin ja niistä tiedottamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4.   Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

• Rekisteröidyn kotipaikka.

5.   Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään vain Rekisteröidyltä itseltään.

6.   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle ei lähetetä jäsenien henkilötietoja.

7.   Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8.   Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9.   Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Yhdistys poistaa Rekisteröidyn henkilötiedot, kun tämä eroaa Yhdistyksestä tai tämän jäsenyys muulla tavalla päättyy. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedoista olemassa olevat jäljennökset kuten varmuuskopiot poistuvat Järjestelmästä kuuden (6) kuukauden sisällä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa.

10.   Profilointi

Yhdistys ei suorita Rekisteröidyn automaattista profilointia henkilötietojen perusteella.

11.   Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista;

• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12.   Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13.   Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Jesse Raumalle osoitteeseen jesse.rauma(at)yedi.fi 

14.   Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.1.2025.